Описание кейса:
В рамках стратегического развития компании было принято решение о создании нового экономического департамента, состоящего из пяти отделов. Однако на момент внедрения системы управления проектами Битрикс24 в компании не были четко сформулированы требования к должностям, а также отсутствовали стандарты планирования рабочего дня сотрудников. Это приводило к тому, что рабочие вопросы и задачи обсуждались в формате совещаний, что негативно сказывалось на эффективности использования времени и ресурсов.
Руководитель департамента сталкивался с рядом серьезных проблем:
1. Отсутствие контроля за сроками: Недостаток инструментов для отслеживания задач и сроков не позволял руководителю контролировать выполнение поставленных задач, что приводило к задержкам в работе и снижению общей эффективности команды.
2. Забывание задач: Сотрудники часто забывали о своих обязанностях и сроках выполнения задач из-за отсутствия системы напоминаний и мониторинга. Это создавало дополнительную нагрузку на руководителя, который вынужден был постоянно напоминать команде о важных делах.
3. Неэффективные совещания: Частые совещания по рабочим вопросам не всегда приводили к конкретным результатам. Без четкого порядка и фиксирования решений сотрудники могли покинуть совещание без ясного понимания своих задач.
4. Нехватка прозрачности: Отсутствие системы управления проектами затрудняло понимание текущего статуса задач как для руководителя, так и для сотрудников, что вызывало недопонимания и конфликты внутри команды.
5. Сложности в коммуникации: Без единой платформы для обмена информацией сотрудники теряли важные сообщения и инструкции, что негативно сказывалось на выполнении задач.
2. Забывание задач: Сотрудники часто забывали о своих обязанностях и сроках выполнения задач из-за отсутствия системы напоминаний и мониторинга. Это создавало дополнительную нагрузку на руководителя, который вынужден был постоянно напоминать команде о важных делах.
3. Неэффективные совещания: Частые совещания по рабочим вопросам не всегда приводили к конкретным результатам. Без четкого порядка и фиксирования решений сотрудники могли покинуть совещание без ясного понимания своих задач.
4. Нехватка прозрачности: Отсутствие системы управления проектами затрудняло понимание текущего статуса задач как для руководителя, так и для сотрудников, что вызывало недопонимания и конфликты внутри команды.
5. Сложности в коммуникации: Без единой платформы для обмена информацией сотрудники теряли важные сообщения и инструкции, что негативно сказывалось на выполнении задач.
Решение:
Для решения выявленных проблем был проведен аудит работы персонала и составлен список задач по должностям. На основе этого была полностью настроена автоматическая постановка задач каждому сотруднику, а в конце дня — автоматическое завершение данных задач.
На текущий момент в системе реализовано:
• Автоматическая постановка задач: Каждому сотруднику назначаются задачи в соответствии с его должностью, что позволяет даже новым сотрудникам сразу понимать, с чего начинать рабочий день.
• Индивидуальные отчеты по учету рабочего времени: Настроены отчеты, позволяющие отслеживать затраты рабочего времени на выполнение задач.
• Права доступа на постановку задач: Каждый отдел имеет свои права доступа, что позволяет контролировать процесс постановки задач.
• Система обучения и ввода в должность: Разработана программа обучения для новых сотрудников, что способствует их быстрому включению в рабочий процесс.
• Курс для руководителей среднего звена: Проведено обучение и оценка компетенций руководителей, что повышает уровень управления командой.
• Автоматизация сбора данных по KPI: Внедрена система мониторинга ключевых показателей эффективности выполнения задач.
На текущий момент в системе реализовано:
• Автоматическая постановка задач: Каждому сотруднику назначаются задачи в соответствии с его должностью, что позволяет даже новым сотрудникам сразу понимать, с чего начинать рабочий день.
• Индивидуальные отчеты по учету рабочего времени: Настроены отчеты, позволяющие отслеживать затраты рабочего времени на выполнение задач.
• Права доступа на постановку задач: Каждый отдел имеет свои права доступа, что позволяет контролировать процесс постановки задач.
• Система обучения и ввода в должность: Разработана программа обучения для новых сотрудников, что способствует их быстрому включению в рабочий процесс.
• Курс для руководителей среднего звена: Проведено обучение и оценка компетенций руководителей, что повышает уровень управления командой.
• Автоматизация сбора данных по KPI: Внедрена система мониторинга ключевых показателей эффективности выполнения задач.
Результат:
В результате внедрения Битрикс24 и оптимизации процессов работы экономического департамента была достигнута значительная эффективность:
• Увеличение продуктивности: Сотрудники стали более организованными и сосредоточенными на выполнении своих задач, что снизило количество пропусков сроков.
• Сокращение времени на совещания: Совещания стали более целенаправленными и результативными благодаря четкому порядку обсуждения вопросов и фиксированию решений.
• Повышение прозрачности процессов: Руководитель теперь имеет доступ к актуальной информации о статусе выполнения задач, что позволяет ему оперативно реагировать на проблемы и корректировать планы.
• Улучшение коммуникации: Все сотрудники могут легко обмениваться информацией через единую платформу, что минимизирует риск потери важных сообщений.
• Рост морального духа команды: Четкие ожидания и система поддержки способствовали повышению мотивации сотрудников и улучшению командной динамики.
• Увеличение продуктивности: Сотрудники стали более организованными и сосредоточенными на выполнении своих задач, что снизило количество пропусков сроков.
• Сокращение времени на совещания: Совещания стали более целенаправленными и результативными благодаря четкому порядку обсуждения вопросов и фиксированию решений.
• Повышение прозрачности процессов: Руководитель теперь имеет доступ к актуальной информации о статусе выполнения задач, что позволяет ему оперативно реагировать на проблемы и корректировать планы.
• Улучшение коммуникации: Все сотрудники могут легко обмениваться информацией через единую платформу, что минимизирует риск потери важных сообщений.
• Рост морального духа команды: Четкие ожидания и система поддержки способствовали повышению мотивации сотрудников и улучшению командной динамики.