Систематизировать работу отдела продаж и производства.
Описание проблемы:
В компании, работающей в сфере производства мебели, на портале Битрикс24 функционируют три юридических лица с различными подразделениями и видами работ. В системе уже частично настроены каналы коммуникации через открытые линии, включая интеграции с такими сервисами, как Авито, сайты компании и мессенджеры. Однако, индивидуальные процессы каждого направления создавали сложности в контроле работы и сроков выполнения проектов. Сотрудники следовали уникальной логике воронок, заключали по два договора и проводили индивидуальные расчеты по товарам и услугам. Это приводило к значительным временным затратам руководителей на ручное управление задачами.
Задачи проекта:
1. Настроить каналы коммуникации и распределить входящие заявки по ответственным.
2. Автоматизировать постановку задач по статусам воронки, освободив руководителей от рутинных операций.
3. Автоматизировать работу с документами — договорами и счетами.
4. Настроить передачу сделок в производство и контроль сроков выполнения.
5. Внедрить электронный документооборот (ЭДО) для подписания документов, включая закрывающие.
Решение:
Для начала проекта мы предложили проработать организационную структуру компании и распределить права доступа по должностям и ролям в Битрикс24. В соответствии с новой структурой были созданы шесть специализированных воронок, что позволило систематизировать путь клиента, сроки ответов и выполнение задач. Каждая сделка теперь автоматически связывается с открытым проектом, где сотрудники могут добавлять все необходимые документы, а вся история взаимодействия с клиентом сохраняется в ленте новостей.
На текущий момент в системе реализовано:
• Формирование договоров на услуги и монтаж.
• Автоматический расчет стоимости товаров по сделке с учетом предоплаты (70% и 30%).
• Интеграция номенклатуры товара с 1С для упрощения учета.
• Отправка документов из сделки в ЭДО Битрикс24 для подписания.
• Процесс согласования счетов на оплату услуг подрядчика.
• Привязка задач к конкретному проекту с возможностью отслеживания статуса выполнения.
• Интеграция согласия на обработку персональных данных во всех каналах коммуникации в соответствии с законодательством.
• Настройка логики работы основной сделки с процессом производства, фиксирующая сроки проекта и ответственных за выполнение задач.
Результат:
Теперь руководитель имеет полный доступ к информации о работе каждого сотрудника, что позволяет эффективно планировать деятельность отдела и оперативно реагировать на просроченные задачи. Команда успешно завершает проекты в установленные сроки, что привело к повышению общей эффективности работы и росту числа клиентов, а также увеличению прибыли компании.
Этот проект стал ярким примером того, как автоматизация бизнес-процессов может трансформировать работу компании и способствовать ее развитию.