Цель:
Основной целью автоматизации процессов в студии дизайна было создание эффективной системы управления проектами, которая позволила бы контролировать все этапы работы с клиентами — от поступления заявки до завершения проекта и отправки отчетов. Это должно было повысить прозрачность работы, улучшить коммуникацию внутри команды и с клиентами, а также минимизировать риски потери информации.
Описание кейса:
В студии дизайна отсутствовала учетная система, что создавало множество проблем в организации работы. На момент поступления заявки руководитель не имел возможности контролировать процесс выполнения задач, так как информация о проекте часто терялась. Основные проблемы включали:
1. Отсутствие контроля за статусами: Сложности в отслеживании статусов проектов (подпись договора, изготовление дизайна, авторский надзор и комплектация) приводили к путанице и задержкам.
2. Проблемы с коммуникацией: Информация о задачах и сроках выполнения не фиксировалась, что вызывало недопонимания как внутри команды, так и с клиентами.
3. Нехватка отчетности: Отсутствие системы отчетности по выездам и проектам не позволяло анализировать эффективность работы и делать выводы для будущих проектов.
4. Трудности в контроле качества: Без автоматизированного контроля на этапе авторского надзора возникали риски недовольства клиентов из-за недостаточно качественного исполнения.
1. Отсутствие контроля за статусами: Сложности в отслеживании статусов проектов (подпись договора, изготовление дизайна, авторский надзор и комплектация) приводили к путанице и задержкам.
2. Проблемы с коммуникацией: Информация о задачах и сроках выполнения не фиксировалась, что вызывало недопонимания как внутри команды, так и с клиентами.
3. Нехватка отчетности: Отсутствие системы отчетности по выездам и проектам не позволяло анализировать эффективность работы и делать выводы для будущих проектов.
4. Трудности в контроле качества: Без автоматизированного контроля на этапе авторского надзора возникали риски недовольства клиентов из-за недостаточно качественного исполнения.
Решение:
Для решения выявленных проблем была разработана система автоматизации, охватывающая все этапы работы со статусами проекта:
1. Внедрение системы управления проектами: Создание единой платформы для отслеживания всех этапов работы — от подписания договора до завершения проекта.
2. Автоматизация процессов:
• Внедрение четкой структуры статусов: подписание договора, изготовление дизайна, авторский надзор и комплектация.
• Создание системы уведомлений для команды о текущих задачах и сроках их выполнения.
3. Выезд к клиенту: Внедрение процесса выезда к клиенту на этапе контроля и надзора, что позволяет более эффективно решать возникающие вопросы и поддерживать связь с клиентом.
4. Автоматическая отправка отчетов: Разработка механизма автоматической отправки отчетов клиентам по выполненным работам, что служит подтверждением оказания услуги и улучшает доверие со стороны клиентов.
5. Отчетность по выездам и проектам: Создание отчетов по выездам и выполненным проектам, что позволяет анализировать эффективность работы и оптимизировать процессы.
1. Внедрение системы управления проектами: Создание единой платформы для отслеживания всех этапов работы — от подписания договора до завершения проекта.
2. Автоматизация процессов:
• Внедрение четкой структуры статусов: подписание договора, изготовление дизайна, авторский надзор и комплектация.
• Создание системы уведомлений для команды о текущих задачах и сроках их выполнения.
3. Выезд к клиенту: Внедрение процесса выезда к клиенту на этапе контроля и надзора, что позволяет более эффективно решать возникающие вопросы и поддерживать связь с клиентом.
4. Автоматическая отправка отчетов: Разработка механизма автоматической отправки отчетов клиентам по выполненным работам, что служит подтверждением оказания услуги и улучшает доверие со стороны клиентов.
5. Отчетность по выездам и проектам: Создание отчетов по выездам и выполненным проектам, что позволяет анализировать эффективность работы и оптимизировать процессы.
Результат:
В результате внедрения автоматизированной системы работы студии дизайна были достигнуты значительные улучшения:
1. Повышение прозрачности процессов: Все этапы работы теперь легко отслеживаются, что позволяет руководителю контролировать статус каждого проекта в режиме реального времени.
2. Улучшение коммуникации: Четкая фиксация задач и статусов уменьшила количество недоразумений как внутри команды, так и с клиентами.
3. Сокращение времени на выполнение задач: Автоматизация процессов позволила сократить время на выполнение рутинных задач и улучшить организацию рабочего времени сотрудников.
4. Повышение качества обслуживания клиентов: Регулярные отчеты и выезды к клиентам способствовали улучшению качества обслуживания и повышению удовлетворенности клиентов.
5. Анализ эффективности: Возможность анализа отчетов по выездам и проектам помогла выявить узкие места в работе студии и внести необходимые изменения для повышения общей продуктивности.
Таким образом, автоматизация процессов в студии дизайна не только улучшила внутренние процессы, но и значительно повысила уровень обслуживания клиентов, что в свою очередь способствовало росту репутации компании на рынке.
1. Повышение прозрачности процессов: Все этапы работы теперь легко отслеживаются, что позволяет руководителю контролировать статус каждого проекта в режиме реального времени.
2. Улучшение коммуникации: Четкая фиксация задач и статусов уменьшила количество недоразумений как внутри команды, так и с клиентами.
3. Сокращение времени на выполнение задач: Автоматизация процессов позволила сократить время на выполнение рутинных задач и улучшить организацию рабочего времени сотрудников.
4. Повышение качества обслуживания клиентов: Регулярные отчеты и выезды к клиентам способствовали улучшению качества обслуживания и повышению удовлетворенности клиентов.
5. Анализ эффективности: Возможность анализа отчетов по выездам и проектам помогла выявить узкие места в работе студии и внести необходимые изменения для повышения общей продуктивности.
Таким образом, автоматизация процессов в студии дизайна не только улучшила внутренние процессы, но и значительно повысила уровень обслуживания клиентов, что в свою очередь способствовало росту репутации компании на рынке.