От хаоса к контролю: как мы навели порядок в финансах крупной компании с помощью Битрикс24

От хаоса к контролю: как мы навели порядок в финансах крупной компании с помощью Битрикс24

Управление финансами в бизнесе — это всегда сложно. Особенно когда учет ведется с ошибками, менеджеры работают вразнобой, а руководитель не видит реальной картины по оплатам. Именно с такой ситуацией столкнулась наша клиентская компания, где хаос в системе учета приводил к финансовым потерям и постоянным ошибкам.

Вот как мы настроили управление оплатами и дебиторской задолженностью.

Как выглядела ситуация в начале нашей работы: Менеджер выставляет счет на оплату и отправляет его клиенту, факт оплаты фиксируется в счет автоматически через интеграцию Битрикс24 и интернет-банка.

Проблема: финансовый хаос и человеческий фактор

Менеджер с ошибками выставляет счет, не указывая группу товара, сумму, при этом в процессе работы на индивидуальных условиях клиент может провести частичную оплату заказа по счету. Проблем заключалась в том, что учет по сделкам, счетам и товарам велся с ошибкой это приводило к тому, данные можно было видеть только в сумме сделки и невозможно контролировать.

Задача, которая стола перед нами:

1.Исключить ошибки в процессе выставления счета.

2.Настроить частичную оплату по счетам.

3.Настроить отчет по менеджерам за период по датам оплат в разрезе ответственных, компаний. Ответ вы вести в табличной форме.

Решение:

1.Мы настроили воронку с этапом частичной оплаты.

2.В сделку вывели учет по сумме счета, оплаченным счетам и неоплаченным счетам.

3.Настроили бизнес-процесс на проверку данных по оплатам, процесс позволяет проверить статус оплат, количество счетов в сделке и изменить/автоматически перевести сделку на нужный статус оплаты.

4. После всех настроек основной воронки, в каталоге товара была разработана структура и заведены все виды товаров по компании. Это позволило исключить ошибки в товарах, наименовании и счетах.

5. В разделе счетов настроили связь со сделками, вывели дату оплаты.

6. Настроили отчет по сделкам и статусам

7. Настроили BI аналитику по счетам и компаниям, вывели данные по сотрудникам

Результат: полный контроль над финансами

·Точечный учет по каждой сделке и счету

·Прозрачная дебиторская задолженность

·Возможность планирования финансовых потоков

·Оперативное управление отделом продаж

Даже самая сложная финансовая система может работать как часы. Мы доказали это на примере клиентской компании, где теперь каждый рубль под контролем, а руководитель принимает решения на основе точных данных.